Sistema de gestión hotelera · Colombia

Tu hotel en orden, del check-in al cierre de caja

Reservas, recepción, caja por turnos, finanzas, nómina e inventario en un solo sistema. Pensado para hoteles, hostales, glampings y cabañas que hoy llevan todo en cuadernos, Excel o WhatsApp.

Probar 1 mes gratis Ver planes
Windows 10 y 11 Linux Android
Inicio de OptaCox Systems: reservas de la semana con llegadas y salidas, mapa de alojamientos por estado y actividad del hotel con quién hizo cada cosa
Pantalla de inicio: ocupación de hoy, llegadas y salidas de la semana, estado de cada alojamiento y actividad del equipo.
$69.000al mes, en pesos colombianos
1 mesgratis y sin compromiso
25alojamientos en el plan Estándar
500 MBde almacenamiento incluidos

Cómo funciona

Un día en tu hotel con OptaCox Systems

Cada momento de la operación queda registrado en el mismo sistema, con quién lo hizo y a qué hora. Las horas son de un día típico.

  1. 7:00 a. m.

    Abres tu turno

    Cada recepcionista abre su propia caja. Lo que cobra queda en su turno y le reporta al dueño.

  2. 3:00 p. m.

    Llega el huésped

    Escribes su documento y, si ya vino, el formulario se llena solo con su última visita.

  3. 9:00 p. m.

    Durante la estadía

    Cargas el minibar con descuento de inventario y los servicios adicionales a su cuenta.

  4. 12:00 m. · día 2

    Sale el huésped

    El check-out guarda la hora real de salida y la habitación pasa a sucia para el aseo.

  5. Fin del turno

    Cierras el día

    Caja por medio de pago, reportes en Excel o PDF y la actividad con el autor de cada movimiento.

Funciones

Funciones que trabajan por ti

Pantallas reales de OptaCox Systems, tomadas de un hotel de prueba.

Registro de ingresos: al escribir el documento 234567 aparece la sugerencia del cliente Camilo con 10 estadías anteriores, 20 noches y su preferencia de desayuno
Recepción

Autocompletado del huésped

Escribe el documento de un huésped que ya vino y OptaCox Systems te lo sugiere. Con un clic, el formulario se llena con su última visita.

  • Nombre, tipo de documento, contacto, ciudades, fechas y tarifa
  • Cuántas veces ha venido, cuántas noches y cuánto ha pagado
  • Su reputación y sus preferencias, antes de entregar la llave
Control de datos

Detección de errores en documentos

OptaCox Systems revisa tu base de huéspedes y agrupa los nombres casi iguales que tienen documentos distintos, con su porcentaje de similitud.

  • Si los documentos se diferencian en uno o dos dígitos, lo marca como error de digitación
  • Si son muy distintos, lo marca como fichado para que lo revises
  • Tu base de clientes se mantiene limpia y confiable
Ventana Posibles duplicados: dos huéspedes con el mismo nombre y documentos 323232 y 323232333, con 100 por ciento de similitud
Ficha del cliente Camilo: documento, 10 visitas, 20 noches, reputación excelente, preferencia desayuno, observaciones e historial de visitas
Clientes

Ficha de cada cliente

Conoce a quien vuelve. Cada cliente tiene su ficha con lo que el hotel sabe de él.

  • Reputación: excelente, buena, regular, mala o no admitir
  • Preferencias como desayuno, piso alto o almohada extra
  • Observaciones, historial de visitas y convenio de tarifa
Reservas y tarifas

Fechas especiales

Define precios para una feria, un puente o tu temporada alta, en uno o en varios alojamientos a la vez.

  • Rango de fechas, nombre del motivo y precio por noche
  • Precio general o un precio propio para cada alojamiento
  • El check-in te sugiere la tarifa de esas fechas y queda un historial
Ventana Fecha especial para varios alojamientos con la Feria de las Flores del 1 al 10 de agosto a 260.000 pesos por noche en tres alojamientos
Registro de gastos con categorías como agua, energía, gas e internet y una lista de gastos recurrentes mensuales y anuales que se cargan con un clic
Finanzas

Gastos recurrentes en un clic

Los gastos que se repiten, como servicios públicos, internet o mantenimientos, quedan como recurrentes mensuales o anuales.

  • Un clic en la tarjeta y el gasto se llena solo
  • Estado pendiente o pagado y su medio de pago
  • El total de gasto recurrente siempre a la vista
Operación

Recordatorios con aviso por voz

Programa recordatorios con fecha y hora, y vincúlalos a una deuda, una cuenta por cobrar o un gasto para no olvidar ningún pago.

  • Pendientes y hechos, cada uno con su fecha
  • Aviso hablado con voz, volumen y velocidad a tu gusto
Pantalla de recordatorios con el formulario de nuevo recordatorio y la lista de pendientes
Preferencias con la voz de recordatorios activada, voz automática, volumen y velocidad
Caja del hotel por día: ingresos, egresos y neto, totales en efectivo, tarjeta y transferencias, y cada movimiento con su medio de pago
Caja

Caja por turnos y por día

Cada persona trabaja su propio turno y el dueño ve todo: ingresos, egresos y el neto del día.

  • Totales en efectivo, tarjeta y transferencias
  • Cada movimiento con su hora, quién lo hizo y cómo se pagó
  • Historial de turnos con su apertura y su cierre

Y hay muchas más funciones por descubrir

Estas son solo algunas. Descarga OptaCox Systems y explora todas las demás usando el sistema durante tu mes gratis.

Explorar el sistema

Todo incluido

Todo lo que tu hotel administra, en un solo lugar

Sin pagar por módulos sueltos: el plan Estándar incluye todas estas funciones.

Reservas y alojamientos

  • Línea de tiempo por alojamiento y vista de la semana
  • Estado de cada alojamiento: libre, ocupado, sucio o en arreglo
  • Fechas especiales con precio por alojamiento
  • Comprobante de reserva para enviar por WhatsApp

Recepción y huéspedes

  • Check-in nacional, extranjero y corporativo con acompañantes
  • Autocompletado del huésped que ya vino
  • Tipos de documento colombianos: C.C., C.E., PPT, PEP y pasaporte
  • Check-out con hora real y comprobante por correo

Caja y finanzas

  • Turnos de caja por persona y vista por día
  • Ingresos, gastos, inversiones y gastos recurrentes
  • Cuentas por cobrar y por pagar con abonos
  • Reportes en Excel y PDF con contraseña

Equipo y nómina

  • Empleados con asistencia, novedades y préstamos
  • Nómina con prima, cesantías, intereses, vacaciones y liquidación
  • Subusuarios con permisos módulo por módulo
  • Acceso por turno de caja o con cuenta permanente

Clientes

  • Ranking de clientes por visitas y por noches
  • Ficha con reputación, preferencias y observaciones
  • Detección de errores en documentos
  • Convenios de tarifa con clientes y empresas

Inventario y operación

  • Productos vendibles con descuento automático de stock
  • Catálogo de servicios adicionales del hotel
  • Proveedores y recordatorios con aviso por voz
  • Sección de anulados: nada se pierde

Comparar

Cómo se compara OptaCox Systems con las opciones del mercado

Comparamos por tipo de solución con lo que publican los proveedores que venden en Colombia. Los sistemas hoteleros (PMS) ya traen varias cosas que OptaCox Systems también tiene y otras que todavía no tenemos: lo marcamos con claridad.

Necesidad del hotel Cuaderno o Excel Programa contable o de facturación Sistemas hoteleros (PMS) del mercado OptaCox Systems
Mapa de habitaciones y estado de aseoPreguntando en recepciónNo lo manejaSí, es su función principalMapa en vivo y línea de tiempo por alojamiento
Huésped que vuelveSe copian sus datos otra vezSolo como cliente de facturaHistorial de huéspedes en la mayoríaAutocompletado con su última visita, ficha y reputación
Documentos mal digitadosNo se detectanNo lo manejaPoco común; depende del sistemaAviso de posibles duplicados con su similitud
Tarifas de temporada o de feriaPrecio de memoriaNo lo manejaSí, gestión de tarifasFechas especiales por alojamiento
Caja de cada recepcionistaSumas a mano al final del díaCaja general de la empresaInformes de caja; el cierre por turno varíaTurno por persona con totales por medio de pago
Correcciones con rastro y sin borrarSe tacha o se borraSegún el programaVaría; usuarios y rolesQuién, cuándo, desde qué equipo y por qué; anulación con motivo
Acceso del equipoTodos ven todoUsuarios y rolesUsuarios y rolesPermisos por módulo y verificación en dos pasos obligatoria
Nómina con prestacionesCálculos manualesSí, con nómina electrónica, a menudo como plan adicionalNormalmente no la incluyenIncluida: prima, cesantías, vacaciones y liquidación. No transmite nómina electrónica
Factura electrónica DIANNoSí, es su función principalSí, en la mayoría de los que operan en ColombiaEn desarrollo, desde el registro de ingresos
Conexión con Booking, Airbnb y otras OTANoNoSí, función habitualPróximamente
Motor de reservas en tu página webNoNoSí, función habitualEn reestructuración
Integración con SIRE (Migración Colombia) y RNTManualNoVarios incluyen reportes oficialesEn desarrollo
Pasar tus datos de otro sistemaNo aplicaSegún el proveedorSegún el proveedorMigración gratuita, con acompañamiento de un asistente sin costo
Forma de cobroGratis, pero se paga en tiempo y erroresPlan mensual; la nómina suele ir apartePlan mensual que suele subir con el número de habitaciones$69.000 al mes para hasta 25 alojamientos

Comparación por tipo de solución, con información pública de proveedores que venden en Colombia, consultada en octubre de 2026. Las funciones cambian según el proveedor y el plan.

Seguridad y confianza

Tu equipo trabaja. Tú tienes el control.

OptaCox Systems es un sistema nuevo en el mercado, por eso la seguridad se demuestra con funciones concretas y no con promesas.

Mi Cuenta: seguridad con contraseña, verificación en dos pasos activada y lista de equipos con acceso

  • Nada se borra

    Un registro equivocado se anula con un motivo y queda en la sección de anulados.

  • Cada cambio deja rastro

    Las correcciones guardan quién las hizo, cuándo, desde qué equipo y por qué.

  • Verificación en dos pasos

    Obligatoria para el dueño y el equipo, con registro de los equipos que tienen acceso.

  • Permisos por empleado

    Cada subusuario ve y edita solo los módulos que el dueño le habilita.

  • Sesión protegida

    Las credenciales se validan en el servidor y la sesión se guarda cifrada en el equipo.

  • Bloqueo en el celular

    En Android, la app se abre con huella, rostro o el PIN del equipo.

Lo que viene

En desarrollo para tu hotel

En desarrollo

Factura electrónica ante la DIAN

Ya empezamos a trabajar en la facturación electrónica dentro del registro de ingresos. Muy pronto presentaremos las pruebas y la validación del software ante la DIAN.

En desarrollo

Integración con SIRE y RNT

Estamos desarrollando la integración con el SIRE de Migración Colombia, para el reporte de huéspedes extranjeros, y con el Registro Nacional de Turismo (RNT).

Próximamente

Conexión con OTA

Estamos trabajando para conectar OptaCox Systems con Booking, Airbnb y otras plataformas de reservas. Mientras tanto, las reservas directas se registran con el mismo orden desde el software.

Cámbiate sin costo

Pasarte a OptaCox Systems no te cuesta nada

Si hoy usas otro sistema, un Excel o un cuaderno, te ayudamos a empezar.

Migración de datos gratuita

Pasamos a OptaCox Systems la información que ya tienes en otro sistema, sin costo.

Acompañamiento de un asistente

Un asistente te acompaña en la puesta en marcha y en el uso del sistema, también sin costo.

Planes

Paga por lo que tu hotel necesita

El plan Estándar incluye el software completo. El almacenamiento adicional y las facturas electrónicas se compran aparte, según tu volumen.

Estándar

Disponible
$69.000COP al mes · software base

El primer mes es gratis y sin compromiso.

Hasta 25alojamientos: habitaciones, cabañas o glampings
500 MBde almacenamiento incluidos
Todo el softwaresin pagar por módulos
  • Reservas, fechas especiales y estado de aseo
  • Check-in con autocompletado y check-out
  • Caja por turnos y por día
  • Ingresos, gastos recurrentes e inversiones
  • Nómina con prestaciones
  • Cuentas por cobrar y por pagar
  • Inventario, servicios y proveedores
  • Fichas, ranking y detección de errores
  • Recordatorios con aviso por voz
  • Permisos por empleado y reportes

Sin costo

Migración de datos desde tu sistema actual y acompañamiento de un asistente para empezar.

Se compra aparte, según tus necesidades

Almacenamiento adicional: paquetes de 500 MB por $4.000 al mes cada uno, desde Mi Cuenta.

Facturas electrónicas: paquetes según la cantidad de facturas que necesites, cuando la facturación esté disponible.

Empezar mi mes gratis

Profesional

En análisis

Por definir

Todo lo relacionado con este plan está en análisis por el momento: su alcance, sus funciones y su precio. Lo anunciaremos aquí cuando esté listo.

Descargar

Pruébalo un mes gratis en tu hotel

Instálalo en el computador de recepción y en el celular del dueño. Descárgalo solo desde nuestros canales oficiales.

Soporte:soporte@optacox.com
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